1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w ramach sklepu internetowego dostępnego pod adresem www.magiczneformy.pl (dalej: „Sklep” lub „Serwis”).

Dokument realizuje obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 i art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) oraz obowiązki wynikające z ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (dalej: „PKE”).

Sprzedaż w Sklepie prowadzona jest wyłącznie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zamówienia mogą składać wyłącznie osoby pełnoletnie posiadające pełną zdolność do czynności prawnych — Sklep nie jest przeznaczony dla osób niepełnoletnich i Administrator nie zbiera świadomie ich danych jako użytkowników Serwisu. Odrębne zasady dotyczą danych dziecka, które sam Klient przekazuje nam po zakupie w celu wykonania Produktu — opisuje je punkt 4a.

Zasady sprzedaży, dostawy, płatności, odstąpienia od umowy i reklamacji reguluje odrębny dokument — Regulamin Sklepu.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem Sklepu jest MAGICZNE FORMY spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Białymstoku (dalej: „Administrator” lub „my”).

Z Administratorem można skontaktować się w każdej sprawie dotyczącej danych osobowych:

• pocztą elektroniczną: sklep@magiczneformy.pl,
• telefonicznie: 500 310 113 (opłata jak za połączenie standardowe według cennika operatora),
• pisemnie: MAGICZNE FORMY sp. z o.o., ul. Komunalna 5, 15-197 Białystok.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (nie zachodzą przesłanki z art. 37 ust. 1 RODO). We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw, o których mowa w punkcie 6, należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem na adres sklep@magiczneformy.pl.

3. Dane Sklepu

4. Jakie dane przetwarzamy

W ramach Serwisu przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

Administrator nie przetwarza w Sklepie danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO (m.in. danych o zdrowiu, poglądach czy przekonaniach religijnych). Wskazanie w treści dedykacji lub w nazwie uroczystości okoliczności o charakterze religijnym (np. chrzest, komunia) nie jest przez Administratora wykorzystywane w żadnym celu innym niż wykonanie zamówionego Produktu i nie służy do wnioskowania o przekonaniach jakiejkolwiek osoby.

4a. Dane osób trzecich przekazywane w ramach personalizacji Produktu

Dane te Klient podaje samodzielnie w Karcie Zamówienia udostępnianej mu po zakupie — link do Karty wysyłamy na adres e-mail podany w zamówieniu. Klient może edytować wprowadzone treści dowolną liczbę razy, aż do kliknięcia przycisku „Zatwierdzam do druku”.

Administrator przetwarza te dane wyłącznie w celu wykonania umowy sprzedaży zawartej z Klientem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw).

Administrator NIE wykorzystuje tych danych do celów marketingowych, nie tworzy na ich podstawie profili i nie udostępnia ich podmiotom trzecim poza dostawcami usług IT wskazanymi w punkcie 5a (hosting, poczta, system obsługi zamówień, przechowywanie plików produkcyjnych).

Klient przekazujący dane osoby trzeciej, w tym dziecka, oświadcza, że jest uprawniony do ich przekazania — w przypadku dziecka jako osoba sprawująca władzę rodzicielską lub opiekę albo za jej zgodą. W zakresie zdjęć Klient oświadcza również, że dysponuje zgodą osób przedstawionych na zdjęciu na wykorzystanie ich wizerunku w celu wykonania zamówienia (art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych).

Wypełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby, której dane dotyczą (art. 14 RODO), następuje przez udostępnienie niniejszej Polityki. Wobec osób, z którymi Administrator nie ma bezpośredniego kontaktu, Administrator korzysta z wyłączenia przewidzianego w art. 14 ust. 5 lit. b RODO, publikując niniejszą informację; poinformowanie takiej osoby bezpośrednio wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, ponieważ Administrator nie dysponuje jej danymi kontaktowymi.

Administrator ma świadomość, że dane dotyczące dzieci wymagają szczególnej ochrony (motyw 38 RODO). W związku z tym stosuje następujące zasady:

• Zdjęcia oraz pliki projektowe zawierające wizerunek są usuwane w terminie 90 dni od wydania przesyłki, chyba że Klient złożył reklamację — wówczas do czasu jej zakończenia. Usunięcie obejmuje kopie robocze, pliki produkcyjne oraz załączniki w korespondencji.
• Dostęp do plików personalizacyjnych mają wyłącznie osoby zaangażowane w realizację zamówienia, upoważnione przez Administratora i zobowiązane do zachowania poufności.
• Administrator nie publikuje zdjęć Klientów ani ich dzieci w mediach społecznościowych ani w materiałach reklamowych bez odrębnej, wyraźnej zgody wyrażonej przez Klienta. Zgoda taka może zostać cofnięta w każdej chwili.
• Dane osób trzecich nie są przekazywane do systemów reklamowych (Google, Meta) ani do systemu zbierania opinii.

Każda osoba, której dane zostały przekazane Administratorowi w ramach personalizacji — a także rodzic lub opiekun prawny dziecka — może skorzystać z praw opisanych w punkcie 6, w tym zażądać usunięcia danych, pisząc na adres sklep@magiczneformy.pl. W przypadku żądania usunięcia danych w trakcie realizacji zamówienia jego wykonanie może okazać się niemożliwe; poinformujemy o tym Klienta i zwrócimy otrzymaną płatność.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

5a. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:

• a) przewoźnicy i operatorzy logistyczni — InPost S.A. (dostawa do Paczkomatu) oraz DPD Polska sp. z o.o. (dostawa kurierska); przekazujemy dane niezbędne do doręczenia: imię i nazwisko, adres lub numer Paczkomatu, telefon, e-mail;
• b) operator płatności — PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu (BLIK, szybki przelew, karta płatnicza); przy wyborze zwykłego przelewu bankowego dane rozliczeniowe trafiają wyłącznie do banku prowadzącego rachunek Administratora;
• c) dostawca systemu obsługi i integracji zamówień — BaseLinker sp. z o.o.;
• d) dostawca usług hostingowych, serwerowych i poczty elektronicznej oraz dostawca infrastruktury, na której działają nasze systemy automatyzacji;
• e) dostawca systemu zbierania opinii — TrustMate S.A.;
• f) dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych wskazanych w punkcie 7 — Google Ireland Limited / Google LLC (Google Analytics, Google Ads, Google Tag Manager) oraz Meta Platforms Ireland Limited / Meta Platforms, Inc. (Facebook, Instagram, Meta Ads) oraz TikTok Technology Limited (TikTok Ads) — wyłącznie po wyrażeniu odpowiedniej zgody na pliki cookies;
• g) biuro rachunkowe oraz dostawca oprogramowania księgowego;
• h) podmioty świadczące usługi prawne, windykacyjne i informatyczne;
• i) organy państwowe i inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.

Z każdym podmiotem przetwarzającym dane w imieniu Administratora zawarta została umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO. Aktualny wykaz konkretnych odbiorców Administrator udostępnia na żądanie skierowane na adres sklep@magiczneformy.pl.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych i nie udostępnia ich podmiotom trzecim w celach ich własnego marketingu.

5b. Okresy przechowywania danych

Po upływie wskazanych okresów dane są trwale usuwane lub anonimizowane.

6. Prawa osoby, której dane dotyczą

Użytkownikowi przysługuje prawo: dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu, cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem, a także — PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO PREZESA URZĘDU OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli uzna, że przetwarzanie jego danych narusza przepisy RODO.

Aby skorzystać z któregokolwiek z powyższych praw, wystarczy wiadomość e-mail na adres sklep@magiczneformy.pl lub pismo na adres siedziby Administratora. Odpowiadamy niezwłocznie, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania; w sprawach skomplikowanych termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy (art. 12 ust. 3 RODO). Realizacja praw jest bezpłatna.

W celu weryfikacji tożsamości osoby zgłaszającej żądanie możemy poprosić o dodatkowe informacje pozwalające odnaleźć dane w naszych systemach (np. numer zamówienia lub adres e-mail użyty przy zakupie) — wyłącznie w zakresie niezbędnym, zgodnie z art. 12 ust. 6 RODO.

Cofnięcie lub zmiana zgód

Zgody marketingowe i zgody na pliki cookies możesz wycofać w każdej chwili:

1. Cookies — kliknij ikonę ciasteczka w lewym dolnym rogu strony www.magiczneformy.pl. Ikona jest widoczna na każdej podstronie Serwisu. Otworzy się panel zarządzania zgodami z osobnymi przełącznikami dla kategorii: niezbędne (zawsze aktywne), funkcjonalne, analityczne, marketingowe. Zmiana obowiązuje od chwili jej zapisania w panelu.
2. Newsletter — kliknij link „Wypisz się” w stopce dowolnej wiadomości newslettera albo napisz na sklep@magiczneformy.pl.
3. Zgoda na publikację zdjęcia — wystarczy wiadomość na sklep@magiczneformy.pl; usuniemy materiał z naszych kanałów niezwłocznie.

Wycofanie zgody na cookies analityczne lub marketingowe nie ogranicza możliwości korzystania ze Sklepu ani składania zamówień — wpływa wyłącznie na personalizację treści reklamowych i na nasze statystyki. Wycofanie zgód marketingowych nie ma żadnego wpływu na realizację złożonych już zamówień.

7. Pliki cookies i technologie śledzące

Serwis wykorzystuje pliki cookies, czyli niewielkie pliki tekstowe zapisywane w urządzeniu końcowym użytkownika, oraz technologie o podobnym działaniu (m.in. local storage, piksele).

Przechowywanie informacji w urządzeniu końcowym użytkownika oraz uzyskiwanie do nich dostępu odbywa się na zasadach określonych w art. 399 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej (przepis ten zastąpił z dniem 10 listopada 2024 r. art. 173 Prawa telekomunikacyjnego). Zgody nie wymagają wyłącznie cookies niezbędne — służące transmisji komunikatu lub bezpośrednio niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika. Wszystkie pozostałe kategorie są uruchamiane dopiero po wyrażeniu przez użytkownika zgody w banerze cookies.

Baner cookies pojawia się przy pierwszej wizycie. Odrzucenie wszystkich cookies nieobowiązkowych jest tak samo łatwe jak ich akceptacja (jedno kliknięcie), a żaden przełącznik zgody nie jest zaznaczony domyślnie. Do czasu wyrażenia zgody skrypty Google i Meta nie są uruchamiane.

Kategorie plików cookies

Narzędzia zewnętrzne wykorzystywane w Serwisie

• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) — analiza ruchu w Serwisie: liczba odwiedzin, źródła ruchu, czas na stronie, interakcje z elementami witryny. Uruchamiany po zgodzie analitycznej.
• Google Tag Manager (Google Ireland Limited) — zarządzanie skryptami i tagami w Serwisie bez modyfikacji kodu strony. Uruchamiany po zgodzie funkcjonalnej.
• Google Ads (Google Ireland Limited) — prowadzenie kampanii reklamowych w sieci Google, personalizacja reklam i pomiar konwersji. Uruchamiany po zgodzie marketingowej.
• Meta Ads / Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited) — wyświetlanie spersonalizowanych reklam na Facebooku i Instagramie, tworzenie grup odbiorców i pomiar skuteczności kampanii. Uruchamiany po zgodzie marketingowej.
• TikTok Pixel (TikTok Technology Limited, Irlandia) — pomiar skuteczności reklam na TikToku (wyświetlenia produktów, dodania do koszyka, zakupy), tworzenie grup odbiorców i optymalizacja kampanii. Jeżeli podasz w formularzu e-mail lub telefon, piksel może przekazać je w postaci zaszyfrowanej (SHA-256), aby dopasować wizytę do konta TikTok. Uruchamiany po zgodzie marketingowej.
• TrustMate (TrustMate S.A.) — wysyłka zaproszeń do wystawienia opinii po zrealizowanym zamówieniu oraz prezentacja opinii w Sklepie. Działa na podstawie danych zamówienia, nie wymaga zgody na cookies marketingowe.

W zakresie danych zbieranych za pomocą narzędzi Google, Meta i TikTok podmioty te występują jako współadministratorzy lub odrębni administratorzy danych w zakresie własnych celów reklamowych i analitycznych. Zasady przetwarzania danych przez te podmioty opisują ich własne polityki prywatności, dostępne na ich stronach internetowych.

Użytkownik może również samodzielnie zarządzać plikami cookies z poziomu ustawień przeglądarki — w tym zablokować ich zapisywanie lub usunąć pliki już zapisane. Ograniczenie cookies niezbędnych może uniemożliwić działanie koszyka i złożenie zamówienia.

Przykładowe skutki wycofania zgód: wyłączenie zgód marketingowych oznacza, że nie będziesz otrzymywać spersonalizowanych ofert i reklam dopasowanych do Twoich zainteresowań (reklamy nadal mogą się wyświetlać, ale nie będą dobierane na podstawie Twojej aktywności). Wyłączenie zgód analitycznych ogranicza naszą możliwość optymalizacji Serwisu w oparciu o dane o zachowaniach użytkowników.

8. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały (art. 22 RODO).

Profilowanie w Serwisie występuje wyłącznie w celach reklamowych i wyłącznie po wyrażeniu zgody marketingowej: polega na dopasowaniu treści reklam wyświetlanych w Google, na Facebooku i Instagramie do wcześniejszej aktywności użytkownika w Sklepie (np. oglądanych kategorii Produktów). Skutkiem profilowania jest wyłącznie rodzaj wyświetlanej reklamy — nie wpływa ono na cenę Produktu, dostępność oferty ani warunki umowy.

Ceny w Sklepie nie są personalizowane na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych o użytkowniku. Rabaty ilościowe (od 15 sztuk −10%, od 30 sztuk −20%, od 50 sztuk −30%) naliczane są automatycznie w koszyku wyłącznie na podstawie liczby zamawianych sztuk i przysługują każdemu Klientowi na tych samych zasadach.

Sprzeciw wobec profilowania na potrzeby marketingu bezpośredniego można wnieść w każdej chwili i bez podania przyczyny — patrz punkt 6.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z narzędzi analitycznych i reklamowych wskazanych w punkcie 7 wiąże się z przekazywaniem danych do Stanów Zjednoczonych. Odbiorcami są w szczególności Google LLC oraz Meta Platforms, Inc.

W przypadku TikTok Pixel odbiorcą jest TikTok Technology Limited (Irlandia), który może przekazywać dane poza EOG (m.in. do Singapuru, Malezji i USA) na podstawie standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).

Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej (UE) 2023/1795 z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach Ram Ochrony Danych UE–USA (EU-U.S. Data Privacy Framework, art. 45 RODO), a w zakresie nieobjętym tą decyzją — na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914 (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).

Kopię zabezpieczeń zastosowanych przy przekazywaniu danych można uzyskać, pisząc na sklep@magiczneformy.pl.

Przekazywanie danych poza EOG w celach analitycznych i marketingowych następuje wyłącznie po wyrażeniu przez użytkownika odpowiedniej zgody na pliki cookies. Jeżeli użytkownik nie wyrazi zgody, jego dane nie są przekazywane do tych odbiorców.

Dane niezbędne do realizacji zamówienia — w tym dane do personalizacji i zdjęcia, o których mowa w punkcie 4a — nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

10. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą (art. 32 RODO), w szczególności:

• szyfrowanie transmisji danych w Serwisie protokołem SSL/TLS,
• przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótów kryptograficznych,
• ograniczenie dostępu do danych do osób upoważnionych, zobowiązanych do zachowania poufności,
• kontrolę dostępu do systemów oraz kopie zapasowe,
• zawieranie umów powierzenia przetwarzania z każdym podmiotem przetwarzającym dane w imieniu Administratora,
• okresowy przegląd i usuwanie danych, których okres przechowywania upłynął — w tym cykliczne kasowanie plików ze zdjęciami po 90 dniach od wydania przesyłki.

W razie naruszenia ochrony danych osobowych mogącego powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych Administrator zawiadomi o tym osoby, których dane dotyczą, oraz Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych — zgodnie z art. 33 i 34 RODO.

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak:

• a) podanie danych oznaczonych w formularzu zamówienia jako obowiązkowe (imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, adres dostawy) jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy — ich niepodanie uniemożliwia złożenie zamówienia;
• b) podanie danych do personalizacji w Karcie Zamówienia jest niezbędne do wykonania umowy — ich niepodanie uniemożliwia wykonanie Produktu i wstrzymuje realizację zamówienia;
• c) podanie danych do faktury jest wymogiem ustawowym wynikającym z przepisów podatkowych, gdy Klient żąda wystawienia faktury;
• d) podanie adresu e-mail w celu otrzymywania newslettera oraz wyrażenie zgód marketingowych jest całkowicie dobrowolne i nie wpływa na możliwość złożenia zamówienia ani na warunki umowy.

12. Marketing e-mail i SMS

Wysyłka informacji handlowych na podany adres e-mail lub numer telefonu (newsletter, powiadomienia o promocjach) następuje wyłącznie po uprzedniej zgodzie użytkownika, zgodnie z art. 398 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej (przepis ten zastąpił art. 172 Prawa telekomunikacyjnego oraz art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną).

Zgoda jest dobrowolna, wyrażana odrębnie od akceptacji Regulaminu, i może zostać cofnięta w każdej chwili — przez kliknięcie linku „Wypisz się” w stopce wiadomości albo wiadomość na adres sklep@magiczneformy.pl. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wysyłek dokonanych przed jej cofnięciem.

Wiadomości dotyczące realizacji zamówienia (potwierdzenie zamówienia, link do Karty Zamówienia, potwierdzenie zatwierdzenia projektu do druku, informacja o nadaniu przesyłki, korespondencja reklamacyjna) nie są informacją handlową — stanowią wykonanie umowy i wysyłane są niezależnie od zgód marketingowych.

13. Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce, w szczególności w związku ze zmianą przepisów prawa, wdrożeniem nowych narzędzi lub zmianą sposobu funkcjonowania Sklepu.

O zmianach użytkownicy zostaną poinformowani przez publikację nowej wersji dokumentu w Serwisie wraz z datą aktualizacji, a w przypadku zmian istotnych — dodatkowo wiadomością e-mail wysłaną do osób posiadających konto lub zapisanych do newslettera. Zmiana Polityki nie może ograniczać praw nabytych przez użytkowników.

Data ostatniej aktualizacji: 27 września 2026 r.

14. Kontakt

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych — w tym w celu realizacji praw opisanych w punkcie 6, zgłoszenia sprzeciwu, cofnięcia zgody lub żądania usunięcia zdjęć — prosimy o kontakt: